Referat fra årsmøte/sesongsluttmøte 2011

Årsmøtet ble avholdt i Statoils lokaler onsdag 9. november 2011 kl. 18.00.

55 deltakere møtte

Saksliste:

- Berit Bakken åpnet møtet og ønsket velkommen

- Berit Bakken leste årsrapport fra leder

- Ragnhild Auglænd leste årsrapport fra nestleder/kursansvarlig

- Kjell Sirevåg leste årsrapport fra terrengfordeler

- Ommund Bakkevold leste årsrapport fra rankingfører

- Tor Geir Espedal leste årsrapport fra materialforvalter

Forslag 1 fra Ivar Parnas, ConocoPhillips BIL

Varierende kartkvalitet, trenger vi kontrollør?

O-utvalgets vurdering:

Det har vært flere løp med dårlige kart og mange klager. Bør vi gå inn for krav om å bruke autoriserte karttrykkere for å få bra trykk, riktig målestokk og riktig papir?

Diskusjon:

• Løypetrykkingen har vært for svak på flere kart – kartene ok – må ha bedre farge på poster og streker med mer
• O-utvalget: kontrollør kommer for sent inn – derfor foreslår vi autorisert trykking. Tor Geir refererte egen erfaring med autorisert karttrykker som var veldig positiv.
• Synd at gode arrangement og arbeid med løypeleggingen ødelegges av dårlig trykk. Kan være et valg at arrangøren stiller større krav selv og kontrollerer
• Det var tidligere ordning med at O-utvalget måtte godkjenne karttrykk – da kunne en finne de "trykkeriene" som var gode nok.
• Ommund: krav til kvalitet mht overtrykkseffekt – kunne se detaljer under ringen etc. Noen har veldig god kvalitet på trykket, f.eks ConocoPhillips.
• Spørsmål om de autoriserte alltid leverer god nok kvalitet? NOF har kvalitetsvurdering av de som er autoriserte, og en får ikke ha autorisasjon dersom de ikke er gode nok.
• Det er noen som trykker kart som selv ikke er o-løpere, og disse klarer ikke å se hva som evnt. er galt mht trykket.
• Kvaliteten på papiret kan også være for dårlig, og dette kan være årsak til dårlig trykk.
• Forslag om at arrangør må få forhåndsgodkjenne karttrykkene hos o-utvalget.
• Forslag fra Tor Geir: dersom en bruker autorisert karttrykker, så er det ok – dersom en trykker selv – så må kartene godkjennes av o-utvalget. + krav om papirkvalitet.

Konklusjon:

Siste moment godkjennes – o-utvalget legger ut retningslinjer på web-siden.

Forslag 2 fra Gunnar Sakseid, Statoil BIL

Essoplukken avvikles

pga lavere deltakerantall enn andre løp

Løp lengst sør i fylket

pga lavere deltakerantall enn andre løp, foreslår kun ett løp hvert halvår

O-utvalgets vurdering:

Essoplukken er et annerledes og spennende o-løp med lang tradisjon. Alle kan måle seg med alle.

Vi har i dag mer enn nok vanlige rankingløp.

Vi har behov for en god spredning på flere terreng og vi ønsker ikke å legge for store føringer på arrangørenes valg av terreng. Ref. avgjørelser fra tidligere år.

Diskusjon:

Essoplukken:

• Det kom klare tilbakemeldinger om at deltakere var enig med utvalget – og det ble gitt applaus til Rune Karstensen som arrangør av Essoplukken.
• Rune: Har fått mye positiv tilbakemelding, og løpet har like mange deltakere som enkelte andre løp.

Konklusjon:

JA – vi vil ha Essoplukken!

Diskusjon:

Løp lengst sør:

• En fra sør synes det er det mest håpløse forslaget han har hørt – de kjører ellers nordover på hvert eneste løp.

Konklusjon:

Stor enighet i forsamlingen om at vi fra «nord» også må kunne kjøre sørover av og til.

Forslag 3 fra Oddvar Taksdal, Sandnes Kommune BIL

Utlevering av kart i startøyeblikket

For klasse A, B og C på kortløp, dette vil gjøre løpene enda mer utfordrende

Innføre internasjonale normer og bruke terrengene riktig

Innføre 4 løypelengder: Sprint, mellomdistanse, langdistanse og ultralang

Ta hensyn til fugle- og dyreliv ved mye kryssing i enkelte terreng.

O-utvalgets vurdering:

Pga inndelingen i startmalen (vanskelig å skille ut A, B og C klassene) foreslår utvalget at alle klasser unntatt Nybegynnere får utdelt kartet i startøyeblikket på kortløp.

Vi ønsker ikke å bli «for aktive» og vi har nylig hatt en større endring av klasser og løyper.

Angående hensyn til flora og fauna vil vi selvfølgelig oppfordre arrangørene til å ta hensyn til dette, vi vil ikke legge noen spesielle føringer ifb. med dette.

Diskusjon:

Utlevering av kart:

• For de fleste er dette hobbybasis, og er dette da nødvendig for vanlige løperne?
• For dem som ikkje bryr seg om tid så kan de ta den tiden de trenger uansett til å lese kartet.
• Høres spennende ut å prøve.
• I tillegg kommentarer om startpost og at en ikke ser retningen til første post.
• Ønske om at det i alle fall på disse løpene må være løse postbeskrivelser.

Konklusjon:

Vi prøver dette til våren for alle klasser unntatt Nybegynnere.

Diskusjon:

Normer og terreng:

• Ingen synspunkter

Konklusjon:

Dagens ordning opprettholdes. Løypeleggere oppfordres til å ta hensyn til sårbare terreng.

Forslag 4 fra Oddveig Øgaard, Sandnes Kommune BIL

Hvilket ansvar har arrangørene?

Hvordan kan en være sikker på at alle løpere er kommet i mål?

Det bør ligge info på hjemmesiden og i innbydelsen, med oppfordring til løpere om å ha avtaler og spesielt bør det informeres om at alle «løper på eget ansvar».

O-utvalgets vurdering:

Vi har prøvd en elektronisk løsning for å kunne ta ut lister på løpere som ikke har stemplet seg i mål, men denne er ikke god nok. Det enkleste er nok det som de fleste gjør i dag; sjekke sekker, klær o.l. som ligger igjen. Biler/sykler er ikke like greie, de kan tilhøre andre turgåere.

Kan vi innføre et krav om at alle løpere må ha med seg sekk (de fleste trenger vel et skift eller drikke)? Det kan også informeres bedre om at brytetiden skal overholdes.

Diskusjon:

• En gang i tiden så hadde oppmann ansvar for sine løpere, men dette er nok ikke så lett i dag pga fleksistart. I dag vet en ikke når løperne kommer.
• Det bør stå på hjemmesiden at en løper på eget ansvar – slik at arrangøren ikke kan stilles til ansvar.
• Lur ide at alle oppfordres til å ha med bag som de har navnet sitt på.
• Diskuterer et problem som er ikke-eksisterende, vi behøver ikke krisemaksimere noe som ikke er et problem.

Konklusjon:

Vi legger inn på hjemmesiden at en "løper på eget ansvar" og (for egen sikkerhets skyld) oppfordre løpere til å ha sekk med navn, gjøre avtaler med andre.

Forslag 5 fra Ingvar Haabeth, Sandnes Kommune BIL

Påmeldingsfrist/etteranmelding

Ordinær påmelding: «Påmeldingsfrist er «dato» klokken 24.00

Etteranmeldinger godtas på epost frem til f.eks. klokken 20.00 dagen før løpet (dette for å få en bedre oversikt over behov for kart). Etteranmelding godtas også ved oppmøte på løpsdagen.

O-utvalgets vurdering:

Vi ønsker å beholde dagens regler for påmelding og etteranmelding. Da arrangørene har ulike rutiner for når og hvordan de gjør påmeldingene bør det være opp til den enkelte arrangøren å godta etteranmeldinger etter den ordinære påmeldingsfristen. Det er også de som må håndheve regelen om etteranmeldingsbetaling. Det er uansett etteranmeldingsavgiften som gjelder for påmeldinger som mottas etter påmeldingsfristen.

Diskusjon:

• Bedre å få inn etteranmeldingene før løpet, men da må arrangørene kreve inn rett gebyr!
• Arrangørene må bli strengere mht. å kreve inn etteranmeldingsgebyr.
• Dersom alle arrangører blir strengere, så blir det kanskje bedre.

Konklusjon:

Oppfordring om at arrangørene bruker den praksisen som Rune/Essoplukken har brukt, samt at arrangørene må bli strengere mht. etteranmeldingsgebyret. Tidspunkt er kl 24:00 onsdag før løpet.

Forslag 6 fra Ingvar Haabeth, Sandnes Kommune BIL

Slanke Trimklassen

Innføre 2 nye Trimklasser; D/H TrimA og D/H TrimB, samme løyper som før.

D/H TrimB har opprykk til D/H TrimA, denne siste har opprykk til aldersbestemte klasser. Opprykk etter eksisterende regler.

Premiering i D/H Trim A: 13 løp, D/H TrimB: 10 løp som i dag

O-utvalgets vurdering:

Vi ønsker ikke å gå inn for forslag med 2 nye Trimklasser, det blir for komplisert, og hva med nedrykk?

Utvalget foreslår å kutte ut rankingen for Nybegynner- og Trimklassene, forhåpentligvis vil dette få noen løpere til heller å velge aldersbestemte klasser.

Diskusjon:

• Mange i Trim liker å sammenligne seg med andre så en bør ikke ta vekk poengene.
• Mange som løper Trim og som ikke har vært med så lenge synes ikke det er kjekt når mange i klassen er så utrolig gode.
• En midt i klassen synes det er kjekt med ranking.
• Oppmennene bør oppfordre egne løpere til å gå over i aldersbestemt klasse.
• Rankingpoeng viktige for dem som eventuelt har intern konkurranse i trim-klassen – så da risikerer vi å miste løpere om rankingen fjernes.
• Kan en i slutten av sesongen trekke en linje under de beste og oppfordre disse til å løpe i klasse neste år?
• Bør det innføres opprykk?

Konklusjon:

Beholder dagens ordning, men oppmennene oppfordres til å følge opp egne løpere og få de beste over i klasse.

Forslag 7a fra John Thorsnæs, National Oilwell Varco BIL/premiekomiteén

Endring av premiering i Trim og Ny klassene

Må ha 10 fullførte løp for å få premie. Løp m/brutt og disk teller ikke med.

Forslag 7b fra Ingjald Egeland, Rosenberg Verft BIL

Endring av premiering i aldersbestemte klasser og A-, B- og C-klassene

Antall rankingløp ÷ 2, for å premiere de ivrigste løperne.

O-utvalgets vurdering:

Da vi nå har så mange rankingløp (17 i år) foreslår utvalget at løpere i DNy/HNy, DTrim/HTrim og H70+ må ha 12 gjeldende løp for å få deltakerpremie. Dette da det nå er for enkelt å få premie i klassene som premieres på grunnlag av deltakelse alene. Utvalget ønsker ingen endring for de andre klassene.

Diskusjon:

Sak 7a:

• Liten diskusjon – stor enighet med o-utvalget.

Konklusjon:

O-utvalgets forslag støttes.

Diskusjon:

Sak 7b

• Spørsmål om hva forslaget innebærer.
• Kan få konsekvenser for arrangører som da ikke får nok løp.

Konklusjon:

Vi beholder dagens ordning.

Forslag 8a fra Arne Hope, Rogaland Fylkeskommune BIL

To startbåser for H60+

Det er i dag alt for lang kø og mye venting fra oppvarming til start.

Forslag 8b fra Jan Inge Lunde, Politiet BIL

Dele eller flytte de eldste klassene

Vi har samme løyper for H60-H80 (løype G) og D50-D70 (løype H).

Løypene blir da gjerne for korte for de yngste, eller for lange for de eldste.

Forslag 8c fra Per Ingar Hadland, Aker BIL

Endre løypeinndelingen for de eldste klassene.

Som løypelegger er det vanskelig å få gode løyper for alle med så stor spredning i alder.

Ønsker ikke flere løyper.

O-utvalgets vurdering:

Det var dette som skulle bli dekket av klasse HD, men da den er historie foreslår utvalget at H60, H65 og H70 beholder løype G – og disse løypene forlenges litt. H75 og H80 flyttes til løype H (D50+). Dette vil også hjelpe litt på køen i startboksen.

Vi foreslår ingen endringer i de eldste dameklassene.

Diskusjon:

• Endringsforslaget fra O-utvalget medfører at ca 8 løpere skifter klasse og dette letter startbås-problematikken.
• Forslag høres bra ut, og arrangørene oppfordres til å lage større forskjell på løype G og H.
• For å jevne ut ennå mer – flytte H70 også over til H-løypen.
• Mange gode H70-løpere – de er gjerne for spreke for H-løypen?
• Viktig at løypeleggerne tar hensyn til de eldste klassene når de legger løp i tunge terreng.
• En utfordring å lage gode løyper som dekker aldersspranget fra 60 til 74.
• Ønsker å åpne opp for å kunne løpe i yngre klasser om en ønsker. Ommund redegjorde for regler i bedriftsidretten. Og det er ikke sak nå å diskutere dette.
• Mange enige med o-utvalget – men diskusjon på om H70 skal flyttes til løype H.

Konklusjon:

O-utvalgets forslag fikk størst tilslutning.

Forslag 9 fra O-utvalget

Innføre opp- og nedrykk mellom H50/H55 og HC

Lik behandling for "elite"-klassene.

O-utvalgets vurdering:

Vi har en firedelt klassestruktur med Ny, Trim, aldersklasser og "elite"-klasser og det er naturlig å håndtere HC på samme måte som de andre "elite"-klassene. Å flytte de beste løperne til HC vil kanskje være nyttig for å få flere løpere til H50 og H55. Løperne dette vil gjelde for i år er godt kvalifiserte for deltakelse i HC.

Diskusjon:

• Tidspunktet for innføring blir feil, bør vente til etter neste sesong.
• Vinner av H50 mener selv at han er for dårlig for HC – synes det blir for langt. Vil kvie seg. Vet også at han vil bli slått i HC-klassen med 10 minutter uansett.
• Ikke samme problemstilling hos damene, har ikke DC.
• Ommund har sett på de beste i H50 – og de ville klart seg godt i klasse HC. Langløpet viser også dette.
• Forslaget lager et likhetsprinsipp for klassesystemet vårt.
• Flere kan da gjøre det godt i H50 – og kanskje noen i trim også vil tørre å komme opp i klasse.
• Mener det kan være demotiverende og vi risikerer å miste løpere.
• Innføringen av HC og HD var i sin tid en frivillig sak mht. hvem som ville løpe i klassene.
• Risikerer at noen spekulerer i at de ikke vil rykke opp.
• Innarbeidet praksis at en etter 50 ikke har opprykk, så det bør ikke innføres.
• Må uansett ikke gjelde før etter neste sesong.

Konklusjon:

O-utvalgets forslag ikke vedtatt, dagens ordning beholdes.

Kaffepause

4. Kort foredrag v/Bjørn Alsaker

Bjørn viste bilder og kommenterte kart utviklingen i kartkvalitet og løyper fra midten av 1970- årene og frem til i dag

5. Innstilling/valg av nye utvalgsmedlemmer

Nye utvalgsmedlemmer:

1. Leder: Berit Bakken, Hellevik VVS BIL (gjenvalg)

2. Nestleder: Brit Nilsen, Rogaland Politi BIL (ny)

3. Terrengfordeler: Per Ingar Hadland, Aker Solutions BIL (ny)

Premiekomitè:

1. John Thorsnæs, National Oilwell Varco (gjenvalg)

2. Ove Oaland, Statoil (gjenvalg)

3. Trond Riskjell, National Oilwell Varco (gjenvalg)

Valgkomitè:

1. Anne Garsrud, IRIS BIL (ny)

2. Ole Petter Haukaas, Norsk Showskole (gjenvalg)

6. Eventuelt

• Arne Brandsberg: Problemer med å få inn penger + problem med å se hvem som betaler. Viktig at betalingene merkes med korrekt bedrift/navn.
• Påmelding via e-post er tungvint. Er det mulighet for å få til elektronisk påmelding. Ommund svarte: har gjort undersøkelser + sjekket system – bla Eventor. Vi klarer ikke tilpasse oss systemene så enkelt; individuell påmelding + arrangøren må tilrettelegge. Det springende punktet er vår løperID som er essensiell mht ranking. Men Ommund følger med hva som kan gjøres videre.
• Spørsmål om vi som melder på kan gjøre det enklere for arrangørene – noe med format etc? Kan det evnt. lages en mal for oss som melder på? Ommund vil lage et nytt bedre oppslag/forslag til hvordan dette anbefales sendt inn – legges ut på web-siden vår
• Greit å få in excel-ark fra alle?
• Blomster til Kjell og Ragnhild som trer ut av utvalget

7. Premieutdeling og trekning

John Thorsnæs orienterte om premiekomitéens arbeid og litt om statistikk.

Trekning av gavekort:

• Gavekort verver: Arjen Leendertse, Subsea7
• Gavekort nybegynner: Ina Engevik, ConocoPhillips

Deltakere: 55 stk

Kjell Svihus,Kruse-Smith

Vidar Gjesdal, Sola kommune

Svein Eliassen, Statoil BIL

Eli Frafjord, Sandnes Sparebank BIL

Ragnhild B Berntsen, Time kommune BIL

Hilde Nordbø, MPM BIL

Rune Karstensen, Exxonmobil

Finn-Morten Årstad, Statens Vegvesen BIL

Tor Harald Lunde, Gjesdal kommune

Lars Salvesen, CHC Helisport  BIL

Bjørn Alsaker, Statens Vegvesen BIL

Geir Sand, SUS BIL

Ole Petter Haukaas, Norsk Showskole

Helga Klausen, Klepp Kommune BIL

Ingvar Haabeth, Sandnes Kommune BIL

Oddveig Øgaard, Sandnes Kommune BIL

Jostein Tunheim, Justisdepartementets BIL

Arne Hetlelid, Schlumberger

Berit Olsen, Lærernes BIL

Asgeir Bell, Stavanger Kommune BIL

Jan Inge Lunde, Rogaland Politi BIL

Gudmund Gausel, Statens Vegvesen BIL

Tormod Aaslid, Hå Kommune BIL

Helga Aaslid, Hå Kommune BIL

Jørgine Sofie Morstøl, Multiconsult BIL

Kjetil Wirak, Statens Kartverk BIL

Einar J Solgård, Stavanger Kommune BIL

Ove Gundersen, Receiving, Shipping & Log.

John Thorsnæs, National Oilwell Varco BIL

Ove Oaland, Statoil

Hermann Skogsholm, UiS

Lars Stangeland, Aarbakke

Reidar Liland, Lyse BIL

Tor Inge Halvorsen, Aftenbladet BIL

Per Bakken, Aftenbladet BIL

Margot Asheim, SUS

Brit Nilsen, Rogaland Politi

Hanne Keth Qvale, Sparebank1 SR-Bank

Ingrid W. Hestness, Stavanger Kommune

Peter Frafjord, Statoil

Amanda Renshaw, Shell-Sport

Ivar Parnas, ConocoPhillips

Øystein Fuglestad, Nortura BIL

Kristin Skadsem, BP BIL

Per Ingar Hadland, Aker Solutions

Terje Hodne Nilsen, Statens Vegvesen

Otte Omdal, Avinor

Arne Brandsberg, Dalane Kommune

Edmund Ualand, Dalane Kommune

Magne Habbestad, Apply Sørco

Berit Bakken, O-utvalget

Ragnhild Auglænd, O-utvalget

Ommund Bakkevold, O-utvalget

Tor Geir Espedal, O-utvalget

Kjell Sirevåg, O-utvalget